SYSTEM FINANSOWO-KSIĘGOWY
System informatyczny FK GMG skutecznie wspomaga pracowników odpowiedzialnych za prowadzenie ksiąg rachunkowych firmy w szybkim i sprawnym prowadzeniu ewidencji księgowych. Program umożliwia rejestrowanie wszystkich zdarzeń gospodarczych, jakie mają miejsce w otoczeniu firmy. Istnieje możliwość automatycznego księgowania dokumentów generowanych w systemach GMG bądź innych producentów.
Lata obrachunkowe
Program FK GMG pozwala na ustalenie roku obrachunkowego nie pokrywającego się z latami kalendarzowymi. Ponadto do każdego roku dodano kresy: bilans otwarcia i bilans zamknięcia („trzynasty okres”) – przeksięgowania roczne.
Plan kontć
Program księgowy FK-GMG pozwala zdefiniować zakładowy plan kont ( konta syntetyczne oraz analityczne ) w oparciu o słowniki systemu (np. klienci, dostawcy, pracownicy) oraz zdefiniowane przez operatora. Konto może posiadać do 15 znaków .
Definicja planu kont jest przypisana do roku bilansowego, umożliwia to zmianę planu kont na przełomie lat, w przypadku braku decyzji o modyfikacji planu kont program kopiuje dotychczasowy plan. W przypadku zmiany planu kont, istnieje możliwość zdefiniowania wzoru przenoszenia sald między różnymi kontami lat.
Definicje dekretacji
Definiowanie automatycznych procedur dekretowania przyspiesza (automatyzuje) księgowanie dokumentów .
Rejestrowanie dokumentów księgowych
Księgowanie dokumentów może odbywać się ręcznie lub automatycznie. Są one księgowane w tematycznych rejestry księgowych. Dokumenty VAT dodatkowo dzielone są na rejestry VAT.
Moduł umożliwia zdefiniowanie, a później używanie procedur automatycznej dekretacji, co przyspiesza rejestrowanie dokumentów.
Istnieje możliwość integracji z modułem obiegu dokumentów wejściowych DOKIN GMG .Przy takim podejściu księgowanie dokumentów zakupu staje się prostsze.
Automatyczne księgowania
Moduł jest ściśle powiązany z innymi modułami GMG . Pozwala na wgląd w rejestry różnych dokumentów pochodzących z innych modułów, a podlegających księgowaniu, np. dokumenty VAT (zakupu, sprzedaży), dokumenty kasowe,dokumenty magazynowe, dokumenty bankowe. Operator może podjąć decyzje o momencie zaksięgowania w/w dokumentów, lub moduł może dokonywać samodzielnie księgowania w chwili akceptacji dokumentów źródłowych w innych modułach.
Przeglądanie kont księgowych
Moduł umożliwia szybkie i wygodne przeglądanie otwartych kont księgowych wraz z obrotami kolejnych okresów oraz sald z nich wynikających. Z przeglądania obrotów kont księgowych można w wygodny sposób przejść do przeglądania zapisów księgowych, a później do dokumentu źródłowego, którego zapis dotyczy. Istnieją szybkie mechanizmy wyszukiwania poszczególnych dokumentów i dekretów .
Rejestr dokumentów VAT
Ewidencja VAT umożliwia rozliczanie podatku od towarów i usług, jest prowadzona w odrębnych rejestrach VAT, które mogą, ale nie muszą pokrywać się z rejestrami księgowymi. Kartoteki te są podzielone na miesiące sprawozdawcze, za które wystawiana jest deklaracja VAT-7. Program automatycznie tworzy ewidencję VAT na podstawie wprowadzanych dokumentów księgowych, których typ jest zdefiniowany jako dokument VAT.
Ewidencja tworzona jest w podziale na:
- sprzedaż krajową
- wewnątrzwspólnotową dostawę towarów
- sprzedaż eksportową
- zakupy krajowe
- wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów
- dostawy z importu
- usługi importowe
Możliwe jest definiowanie równych grup podatkowych tak, aby na podstawie ewidencji VAT było możliwe całkowicie automatyczne sporządzenie deklaracji VAT.
Dokumenty VAT do rozliczenia
Program umożliwia rozliczanie podatku dokumentów w innym miesiącu niż okres księgowania poprzez podanie miesiąca VAT, lub zostawienie dokumentu do późniejszego rozliczenia. Dokumenty bez wypełnionego miesiąca rozliczenia umieszczane są w kartotece dokumentów do rozliczenia, z pozycji której możemy w każdej chwili zdecydować o okresie ich rozliczenia. Dzięki temu możliwe jest łatwe kontrolowanie podatku naliczonego od zakupów, których termin odliczenia przypada w innym momencie, niż data samego dokumentu (np. data zapłaty).
Deklaracja VAT-7, VAT-7K
Na podstawie informacji zgromadzonych w ewidencji VAT program drukuje deklarację podatkową VAT-7 i VAT-7K. Deklaracje te mogą być również wysłane elektronicznie do Urzędu Skarbowego poprzez moduł eDeklaracje, z użyciem podpisu elektronicznego.
Sprawozdania finansowe
Moduł umożliwia samodzielne definiowanie sprawozdań finansowych poprzez określenie wierszy i kolumn ze sposobem wyliczania kwot poszczególnych wierszy, poprzez podanie kont księgowych i rodzajów kwot, lub operacji pomiędzy poszczególnymi komórkami samego sprawozdania. Przykładowe sprawozdania to F-01, CIT-2, PIT-5, bilans, rachunek zysków i strat, sprawozdanie przepływów pieniężnych.
Rozliczenia międzyokresowe
Program wyposażony jest w mechanizm tworzenia automatycznych rozliczeń międzyokresowych, który ułatwia pracownikom działu księgowości prowadzenie kontroli comiesięcznych księgowań dotyczących np. ubezpieczeń, czy prenumerat, itp. Istnieje możliwość ustawienia częstotliwości odpisów, długości okresu, podziału na jakie konta ma być dokonywany odpis. Dzięki temu mechanizmowi eliminujemy pomyłki związane z rozliczaniem kosztów lub przychodów międzyokresowych.
Kierunki ruchu, MPK, wyróżniki
Możliwa jest ewidencja dodatkowych cech opisujących każdy dekret, w sposób równoległy do opisu kontem księgowym. Każdy dekret może być opisany wieloma wyróżnikami, dodatkowo kwota danego dekretu może być rozbita na wiele różnych zapisów . Dzięki mechanizmowi kierunków/MPK można dowolnie tworzyć strukturę przypisania kosztów do MPK, a także tworzyć dowolne struktury przychodów. Wydobycie informacji o rentowności produktów, zleceń, grup sprzedażowych staje się o wiele łatwiejsze i nie wymaga dodatkowej pracy .
Rozdzielniki przychodowo - kosztowe
Mechanizm rozdzielników jest pomocny w przypadku konieczności rozpisywania zadanych wartości na wiele kont / wyróżników wg ustalonych kryteriów podziału danej kwoty. Za jego pomocą w łatwy sposób rozksięgujemy np. koszty ogólnozakładowe na poszczególne wydziały, wg klucza wartości zleceń produkcyjnych, wartości sprzedaży lub dowolnego innego. Ważne jest, że klucze podziału mogą być w sposób automatyczny wyliczany na podstawie innych danych w systemie. Dzięki temu przeksięgowania kosztów na koniec okresu stają się proste i w pełni zautomatyzowane.
NALEŻNOŚCI I ZOBOWIĄZANIA
Moduł ten pomaga w efektywnym zarządzaniu środkami pieniężnymi, terminowym regulowaniu zobowiązań i terminowym ściąganiem należności . Rozrachunki są automatycznie uzupełniane podczas rejestrowania dokumentów i dekretowania kwot na konta rozrachunkowe, mogą być również tworzone z dokumentów źródłowych, jak zapisy na raporcie kasowym, z faktury sprzedaży itp.
Kompensowanie rozrachunków
Moduł umożliwia dokonywanie kompensat pomiędzy wzajemnymi należnościami i zobowiązaniami z kontrahentami. System automatycznie podpowiada propozycję kompensaty, którą można zmodyfikować .
Noty odsetkowe / Wezwania do zapłaty /Potwierdzenia sald
Moduł umożliwia sprawną obsługę korespondencji seryjnej finansowej, w tym wezwań do zapłaty, not odsetkowych i potwierdzeń sald. Wezwania do zapłaty umożliwiają automatyczne stopniowanie wezwań :pierwsze wezwanie, drugie wezwanie, wezwanie przedsądowe . Obsługa not odsetkowych umożliwia naliczanie kwot zarówno od zobowiązań zapłaconych, jak i not częściowych, po każdej spłacie częściowej.
Konta walutowe
Moduł transakcji walutowych umożliwia księgowanie w dwóch walutach równolegle, np. na kontach rozrachunkowych z odbiorcami i dostawcami zagranicznymi, kontach kas walutowych i walutowych rachunków bankowych. Obroty na saldach i kontach walutowych można przeglądać, a także drukować zestawienia w obu walutach.
Rozrachunki walutowe
Jeśli konto rozrachunkowe zostanie zdefiniowane w systemie jako konto wielowalutowe to rozrachunki rejestrowane na tym koncie będą w dwóch walutach, umożliwia to rozliczanie z kontrahentami w walucie obcej oraz obliczanie i księgowanie różnic kursowych.
Różnice kursowe
Moduł podczas rejestrowania dokumentów z zapisami walutowymi w razie potrzeby automatycznie nalicza różnice kursowe od transakcji rozrachunkowych i włącza do redagowanego dokumentu, dekretując na zdefiniowane konta księgowe.
KASA, BANK
Moduł oferuje komplet funkcji służących sprawnej obsłudze kas gotówkowych, ewidencji wyciągów bankowych, a także wygodnie wspiera proces przygotowywania i zatwierdzania płatności.
Kasa gotówkowa
Moduł realizuje ewidencję dokumentów kasowych i umożliwia prowadzenie wielu stanowisk kasowych, w tym walutowych. W trakcie redakcji dokumentów możliwa jest podpowiedź do poszczególnych transakcji z systemu sprzedaży czy modułu rozrachunków, co ułatwia szybkie rejestrowanie dokumentów.
Operacje bankowe
Moduł umożliwia rejestrowanie operacji bankowych na podstawie wyciągów bankowych i prowadzenie wielu rachunków bankowych. Rejestrowane operacje mogą być powiązane bezpośrednio z kontrahentami, fakturami lub rozrachunkami. W trakcie rejestrowania operacji można automatycznie tworzyć pozycje raportu bankowego na podstawie przelewów, jakie zostały złożone w danym rachunku bankowym. Możliwe jest prowadzenie rachunków bankowych w walutach obcych, jak również rejestrowanie walutowych operacji bankowych na rachunkach prowadzonych w złotówkach.
Funkcjonalność może być rozszerzona o elektroniczny import wyciągów bankowych. Dzięki temu unika się żmudnej pracy związanej z ręcznym wprowadzaniem operacji wyciągu. Podczas importu wyciągu system automatycznie kojarzy wpłaty od kontrahentów z zapłatami za faktury, a wypłaty z wyemitowanymi wcześniej przelewami i należnościami.
Przelewy bankowe
Moduł umożliwia wystawianie przelewów na całość lub część zobowiązania i ich drukowanie bądź przekazanie do systemu bankowości elektronicznej. Informacja o złożonych przelewach jest widoczna w trakcie przeglądania rozrachunków. Dzięki wieloetapowemu procesowi generowania i zatwierdzania przelewów, konfiguracja modułu będzie odpowiadać uprawnieniom decyzyjnym w firmie odnośnie zatwierdzania płatności.
Program umożliwia też pracownikom działu księgowości integrację z zewnętrznym systemem bankowym i generowanie pliku z przelewami krajowymi i zagraniczne.
ŚRODKI TRWAŁE
Moduł służy do prowadzenia rejestru środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych i ich rozliczania księgowego (liczenia amortyzacji). Wspiera również prowadzenie ewidencji wyposażenia, z obsługą procesów inwentaryzacji.
Kartoteka środków trwałych
Kartoteka środków trwałych zawiera oprócz danych podstawowych, niezbędnych do prawidłowego liczenia amortyzacji, również dane dodatkowe., takie jak elementy składowe środka trwałego, osoba użytkująca, pomieszczenie, numer seryjny. Wszystkie istotne zmiany danych na kartotece są wprowadzane za pomocą dokumentów opisujących zmiany, dzięki czemu system umożliwia uzyskanie informacji historycznej odnośnie stanu środka na wskazany dzień.
Amortyzacja
Program dla zarejestrowanych środków trwałych nalicza podatkową i finansową amortyzację. Amortyzacja dla każdego środka może być naliczana metodą degresywną, liniową bądź umorzeniem jednorazowym, przy czym metody te mogą być różne dla amortyzacji podatkowej i finansowej.
Plany amortyzacji
Po wprowadzeniu danych środka trwałego od razu dostępne są plany amortyzacji wynikające z aktualnych informacji o danym środku. Plany mogą być przeliczane w przypadku zmiany parametrów (np. zmiana metody amortyzacji).
Inwentaryzacja
Moduł umożliwia przeprowadzenie inwentaryzacji środków trwałych, którą można przeprowadzać w oparciu o miejsca użytkowania lub osoby odpowiedzialne za środek trwały.